¿SABIAS QUE ……..?

Creo recordar, que el caso que comentamos hoy, fue ya explicado en otro entorno y vuelvo a él puesto que está muy de actualidad.

Estamos a un paso de empezar la campaña de la declaración de la renta 2020. Casi todas las empresas, sea a través de ella misma o por su asesoría laboral, presenta durante el mes de enero el modelo informativo 190 establecido por la Agencia tributaria. Este es un modelo que recoge, entre otras, las retenciones e ingresos a cuenta efectuados a los trabajadores de la empresa.

Indiscutiblemente esa información contiene datos de los propios trabajadores o colaboradores profesionales, pero me voy a centrar en el caso del certificado de retenciones de trabajadores de la empresa, en donde se incluyen las retenciones que se han efectuado a aquellos trabajadores que han recibido algún ingreso durante el año 2020.

Dentro de las arduas obligaciones en materia de protección de datos, tenemos la preparación de contratos entre quien realiza una actividad empresarial de cualquier naturaleza y los que acceden por encargo del primero a información de trabajadores, por ejemplo de quien realiza una actividad y contrata personas en régimen laboral.

¿Tenéis firmado un documento con vuestros asesores laborales donde se trasladen las obligaciones que por ley y reglamento europeo cualquier persona, física o jurídica que ejerza una actividad de cualquier naturaleza, subcontrate la elaboración de nóminas con un asesor externo?

En caso positivo, estaréis en el camino correcto, puesto que en caso de llegar indebida e involuntariamente información a un tercero de cualquiera de vuestros trabajadores, podemos hablar de una denuncia, traducida en una sanción, que si bien la asume quien haya contratado al trabajador, con este contrato se podrá reclamar a vuestro asesor la cuantía que os obliguen a pagar, más los costes indirectos que se ocasionen, siempre basado en la firma de este contrato. En el caso de que dicho contrato no esté firmado, es más difícil que se os diese la razón, a la hora de tratar de trasladar la sanción al verdadero culpable de lo ocurrido.

En caso opuesto, el consejo de nuestro equipo es que contactéis con vuestro asesor de protección de datos, para actualizaros vuestra situación en materia de protección de datos, empezando por preparar el documento correspondiente, que deberá firmar vuestro asesor fiscal con carácter retroactivo, puesto que realmente el servicio tendrá de fecha el primer día que pagases los primeros servicios prestados. Siempre teniendo en cuenta que hay fechas que respetar a la hora de legislar este documento para redactar dicho documento en base a la legislación vigente en cada momento.

Todos estos casos, que os pueden afectar, incluso generar dudas, deberían ser contrastados con un asesor externo, que os inspire confianza y aclare la situación, dando al menos un consejo para mejorar la misma.

Enrique Gutierrez

Delegado Protección de datos y Perito forense en Protección de datos

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